Guia Completo: Domine os Agendamentos e Calendários na Marketek

Bem-vindo ao guia definitivo sobre o Sistema de Calendários da Marketek! Esta ferramenta poderosa foi projetada para simplificar e otimizar a forma como você agenda compromissos, integrando tudo diretamente na sua plataforma.

Esqueça a complicação de usar ferramentas externas. Com nosso sistema, você centraliza toda a gestão de agendamentos, desde chamadas com leads e demonstrações de produtos até a prestação de serviços e a coordenação de equipes.

Este artigo oferece uma visão completa desta funcionalidade essencial, mostrando como ela pode transformar seu fluxo de trabalho, economizar seu tempo, melhorar a experiência do cliente e impulsionar seus resultados.

🔊 Confira o nosso recurso de agendamentos e calendários integrados em audio:

Índice do Artigo

1. Por Que Usar o Agendamento Integrado Marketek?

Você ainda perde tempo trocando inúmeros e-mails para encontrar um horário? Lida com conflitos de agenda ou clientes que não comparecem? O sistema de agendamento integrado da Marketek foi criado para resolver exatamente esses problemas, trazendo eficiência e profissionalismo para o seu negócio.

Benefícios Chave:

• Elimina a Troca Interminável de Mensagens: Diga adeus ao vaivém de emails. Com o link de agendamento da Marketek, seus clientes veem sua disponibilidade em tempo real e reservam o horário ideal em segundos.

• Evita Conflitos de Horário (Double Booking): A sincronização em tempo real com seus calendários Google, Outlook ou iCloud garante que sua disponibilidade esteja sempre atualizada, impedindo reservas duplicadas.

• Reduz Não Comparecimentos (No-Shows): Configure lembretes automáticos por e-mail e/ou SMS para serem enviados antes dos compromissos, diminuindo significativamente a taxa de faltas.

• Transmite uma Imagem Profissional: Oferecer um sistema de agendamento online, fácil de usar e com links de videoconferência gerados automaticamente (Zoom/Meet), demonstra organização e modernidade.

• Integração Total com CRM e Automações: Este é o maior diferencial. Cada agendamento se conecta perfeitamente ao seu CRM, permitindo que eventos disparem Workflows para enviar mensagens, criar oportunidades de vendas, atribuir tags e muito mais.

2. Tipos de Calendários que Você Pode Criar

A Marketek entende que diferentes negócios têm necessidades distintas. Por isso, oferecemos vários tipos de calendários para se adaptar perfeitamente ao seu cenário.

• Simples/Individual: Ideal para agendamentos com um único membro da equipe, como consultas individuais ou chamadas de descoberta.

• Round Robin (Roleta): Distribui automaticamente os agendamentos entre os membros de uma equipe. É excelente para equipes de vendas e suporte.

• Coletivo (Collective Booking): Usado quando múltiplos membros específicos da equipe precisam participar da mesma reunião. O sistema só mostrará os horários em que todos estão disponíveis simultaneamente.

• Outros Tipos Importantes:

  • Class Booking: Para eventos "um-para-muitos", como webinars, workshops ou aulas, com um limite de vagas.

  • Service Calendar: Projetado para negócios que oferecem um menu de serviços distintos (ex: salão, consultoria).

3. Configuração Inicial e Integrações Essenciais

Para aproveitar ao máximo o sistema, comece por estas configurações fundamentais.

Conectando Seu Calendário Externo (Google/Outlook)

• Por que conectar? Para evitar reservas duplicadas e manter suas agendas sincronizadas. A Marketek verificará em tempo real seus eventos externos e bloqueará automaticamente os horários já ocupados.

• Como conectar: Vá para Configurações > Calendários > Conexões e clique em + Adicionar Novo. Siga os passos de autenticação.

• Permissões: É crucial aceitar TODAS as permissões solicitadas, incluindo acesso de leitura e escrita (read/write).

• Configurando Conflitos: Defina um Calendário Vinculado (Linked Calendar) (seu calendário principal) e marque outros como Calendários de Conflito (Conflict Calendars) (para apenas verificar conflitos).

Integrando com Plataformas de Videoconferência (Zoom/Meet)

A integração permite a geração automática de links de reunião únicos. Vá para Configurações > Meu Perfil > Videoconferência para conectar sua conta Zoom. A integração com o Google Meet é feita através da conexão com o Google Calendar.

Definindo seu Fuso Horário Padrão

A Marketek gerencia fusos horários de forma inteligente:

1. Fuso da Empresa: O fuso principal da conta (Configurações > Perfil do Negócio).

2. Fuso do Usuário: O fuso de visualização de cada membro (Configurações > Meu Perfil).

3. Fuso do Contato: O sistema detecta automaticamente o fuso do visitante para exibir os horários de forma correta para ele.

4. Passo a Passo: Criando e Personalizando Seu Calendário

Após escolher o tipo de calendário, o próximo passo é configurar os detalhes essenciais.

Tela inicial da seção de Calendários. Clique em 'Criar calendário' para começar a configurar sua primeira agenda pública

O primeiro passo é selecionar o tipo de calendário que melhor se adapta à sua necessidade, como Reserva pessoal, Rodízio (Round Robin) ou Reserva de Aula.

Configurando Detalhes e Disponibilidade

• Detalhes: Dê um nome, descrição e URL personalizada (slug) ao seu calendário. Atribua o usuário (ou usuários) responsável e defina o local da reunião (físico, Zoom/Meet, etc.).

• Disponibilidade: Na aba Disponibilidade (Availability), defina seus horários de trabalho, a duração das reuniões, os intervalos (buffers) entre elas, a antecedência mínima para agendamento e o limite de reuniões por dia.
  

Tela de configuração principal do calendário, onde você define o nome, a URL personalizada, a duração da reunião e a disponibilidade semanal.

Após salvar, a plataforma exibe o link público e o código de incorporação do seu novo calendário. Clique em 'Pré-visualizar o Widget de agendamento' para ver como ele aparecerá para seus clientes.

Visão do cliente: esta é a tela onde seus clientes poderão selecionar a data e o horário disponíveis, com base na configuração de disponibilidade que você definiu.

Etapa final para o cliente: preenchimento das informações de contato e de quaisquer campos personalizados que você tenha adicionado ao formulário de agendamento.

Personalizando o Formulário e Notificações

• Formulário: Crie formulários com perguntas personalizadas em Sites > Forms > Builder e vincule-os ao seu calendário para coletar informações importantes antes da reunião.

• Notificações: Configure e-mails de confirmação, cancelamento e reagendamento na aba Notificações do calendário. Para lembretes avançados (com SMS), utilize os Workflows.

(Opcional) Aceitando Pagamentos

• Nota: Atualmente, os pagamentos diretos nos calendários são suportados via PagBank (BR), Stripe, Paypal, NMI, Authorize net, Razorpay e Square.

• Como Configurar: Conecte seu gateway em Pagamentos > Integrações e, nas configurações do calendário, ative Aceitar Pagamentos para definir o valor a ser cobrado.

5. Trabalhando com Calendários de Equipe

Otimizando Agendamentos para Equipes

• Use Round Robin quando qualquer membro disponível pode realizar o compromisso.

• Use Coletivo quando múltiplos membros específicos DEVEM participar JUNTOS.

• Use Grupos de Calendários para agrupar vários calendários individuais sob um único link (como uma "pasta").

Criando Calendários de Equipe

• Round Robin (Roleta): Selecione o tipo, adicione os membros da equipe e configure a lógica de distribuição (por disponibilidade ou igualitária). O cliente verá um conjunto unificado de horários.

• Coletivo (Todos Juntos): Selecione o tipo e adicione todos os membros necessários. O sistema só exibirá os horários em que TODOS estão livres simultaneamente.

6. Gestão e Boas Práticas no Dia a Dia

Visualizando e Gerenciando sua Agenda

• Acesse a aba Calendários para uma visão completa da sua agenda, incluindo compromissos da Marketek e bloqueios de calendários externos.

• Clique em um compromisso para ver detalhes, reagendar ou cancelar. Você pode permitir que os clientes façam isso sozinhos, incluindo os links {{reschedule_link}} e {{cancellation_link}} nas notificações.

Marcando o Status Pós-Reunião

Após uma reunião, é crucial atualizar manualmente o status para Compareceu (Showed) ou Não Compareceu (No-show). Isso é fundamental para:

1. Acionar Automações: Iniciar ações pós-reunião, como enviar pesquisas de satisfação.

2. Gerar Relatórios: Analisar taxas de comparecimento e outros KPIs importantes.

Compartilhando e Incorporando seus Calendários

• Encontre seus Links: Em Configurações > Calendários, clique em Compartilhar para obter o link do seu calendário.

• Incorpore em seu Site: No construtor de páginas da Marketek, arraste o elemento "Calendário" para sua página e selecione o calendário que deseja exibir.

Automação com Workflows e IA

• Workflows: Conecte seus calendários aos Workflows para automatizar lembretes, criar oportunidades de vendas, enviar pesquisas e muito mais. Use os gatilhos Agendamento do Cliente e Status do Compromisso.

• Chatbot (IA): Configure um bot em Inteligência Artificial Conversacional para agendar reuniões automaticamente durante uma conversa com um lead.

7. Configurações Avançadas e Preferências

Configurações Gerais da Conta

• Perfil do Negócio: Defina o fuso horário padrão para toda a empresa.

• Integrações de Pagamento: Defina o gateway de pagamento padrão para todos os calendários.

Preferências Individuais de Cada Usuário

Cada membro da equipe deve configurar seu próprio perfil em Configurações > Meu Perfil para:

• Definir sua Disponibilidade Individual (horários de trabalho, férias).

• Conectar suas contas de Calendário Externo e de Videoconferência.

Personalizando a Aparência da Página de Agendamento

Nas configurações de cada calendário, na aba Customizações, você pode (para o widget "Neo"):

• Alterar a Cor Primária e a Cor de Fundo.

• Personalizar o Texto do Botão de confirmação.

• Ocultar Detalhes do Calendário para uma interface mais limpa.

8. Solução de Problemas Comuns (Troubleshooting)

Sincronização com Google/Outlook não funciona?

A causa mais comum são permissões. Vá para Configurações > Meu Perfil > Conexões, remova a conexão com problemas e adicione-a novamente, garantindo que você conceda TODAS as permissões solicitadas.

Disponibilidade incorreta?

Use a Ferramenta de Troubleshooting nas configurações do calendário. Ela analisa um horário e informa o motivo exato pelo qual ele está disponível ou indisponível (ex: CONFLICT por um evento externo, BUFFER por um intervalo, etc.).

Link de agendamento não funciona?

Verifique se a URL está correta, se o calendário ou grupo está ativo em Configurações > Calendários, e se não é um Link de Uso Único que já expirou.

Lembretes ou confirmações não são enviados?

Investigue a fonte da notificação (nativa ou Workflow), verifique se o contato ativou o DND (Não Perturbe) e confirme se os Serviços de Email/SMS estão corretamente configurados na sua conta.

9. Perguntas Frequentes (FAQs)

Posso ter múltiplos calendários?

Sim, absolutamente! A Marketek foi projetada para permitir que você crie e gerencie múltiplos calendários. Isso é útil para separar diferentes serviços, equipes ou propósitos, oferecendo grande flexibilidade.

Como posso bloquear horários manualmente?

Você tem duas maneiras principais:

1. Função "Block Off Time": Ideal para bloqueios rápidos e pontuais feitos diretamente na Marketek ao agendar manualmente.

2. Evento "Ocupado" no Calendário Externo: Crie um evento no seu Google/Outlook e marque-o como "Ocupado" (Busy). A Marketek o detectará e bloqueará o horário.

O cliente pode reagendar ou cancelar um compromisso sozinho?

Sim, e você controla as regras! Inclua os links {{reschedule_link}} e {{cancellation_link}} nas suas notificações. Nas configurações do calendário, defina uma Política de Reagendamento/Cancelamento para estabelecer um prazo limite para que o cliente possa usar esses links.

Como a Marketek lida com diferentes fusos horários?

O sistema detecta automaticamente o fuso horário do seu cliente e exibe os horários de disponibilidade já convertidos para ele. Para sua equipe, os horários são sempre exibidos no fuso horário que cada usuário configurou em seu perfil.

10. Ainda com Dúvidas?

O sistema de Agendamentos e Calendários é uma ferramenta robusta para automatizar seus processos, projetar profissionalismo e, o mais importante, economizar seu tempo.

Se você seguiu este guia e ainda tem alguma dúvida ou precisa de ajuda com uma configuração específica, nossa equipe de suporte está pronta para ajudar.

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