Documentos e Assinaturas Eletrônicas no Marketek: O Guia Completo

Imagine enviar uma proposta ou contrato importante para seu cliente e ele poder assinar digitalmente em minutos, de qualquer lugar, sem precisar imprimir, escanear ou enviar de volta pelo correio. A funcionalidade de Documentos e Contratos da Marketek torna isso possível, oferecendo uma solução integrada para assinaturas eletrônicas que agiliza seus processos e eleva seu profissionalismo.

Este guia completo mostrará tudo o que você precisa saber para dominar essa ferramenta, desde a preparação e envio de documentos até o rastreamento, automação e solução de problemas comuns.

Ouça tudo sobre Documentos e Assinaturas Eletrônicas no Marketek:

O que você aprenderá neste guia:

1. O Básico: Vantagens e Validade Jurídica

Por que usar Assinaturas Eletrônicas?

Adotar a assinatura eletrônica na Marketek não é apenas uma modernização, mas uma decisão estratégica que traz benefícios tangíveis:

• Agilidade Imbatível: Feche negócios e formalize acordos em minutos ou horas, não em dias. Elimine o tempo de espera de processos manuais.

• Economia Significativa: Reduza custos diretos com papel, impressão, envio físico e armazenamento. Otimize o tempo da sua equipe, que gasta menos esforço em tarefas administrativas.

• Segurança Aprimorada: Tenha mais controle e rastreabilidade com uma trilha de auditoria (Audit Trail) detalhada que registra cada etapa do processo (quem visualizou, assinou, quando, etc.).

• Mobilidade e Conveniência: Seus clientes e parceiros podem assinar documentos em qualquer dispositivo (computador, tablet ou celular) com acesso à internet.

Entendendo a Validade Jurídica no Brasil

Uma dúvida comum é: "a assinatura eletrônica da Marketek é válida legalmente?". A resposta curta é sim, para a grande maioria dos acordos privados.

• Como a Lei Funciona: No Brasil (com base na Lei nº 14.063/2020 e MP 2.200-2/2001), existem três tipos de assinatura: Simples, Avançada e Qualificada (que exige certificado digital ICP-Brasil). A assinatura da Marketek provavelmente se enquadra como Simples ou Avançada.

• O que Garante a Validade? A validade desse tipo de assinatura se baseia em dois pontos:

  1. A aceitação entre as partes envolvidas no acordo.

  2. A capacidade de comprovar a autoria (quem assinou) e a integridade (que o documento não foi alterado).

• A Importância da Trilha de Auditoria: A Marketek gera um registro detalhado (trilha de auditoria) para cada documento, com informações como nome, e-mail, endereço de IP e data/hora de cada evento. Esta trilha é a principal evidência técnica que suporta a validade da assinatura.

Aviso Legal Importante: Este conteúdo é informativo e não substitui aconselhamento jurídico. Para documentos de alto valor ou com exigências legais específicas, consulte sempre um advogado especializado para validar se este tipo de assinatura é adequado para seu caso de uso.

2. Passo a Passo: Preparando seu Documento para Assinatura

a) Preparando sua Conta

Antes de enviar seu primeiro documento, revise rapidamente suas configurações para garantir uma experiência profissional.

• Acesse as Configurações > Perfil do Negócio: Verifique se o Nome da sua Empresa e o Logo estão corretos. Essas informações podem aparecer nos e-mails de notificação enviados aos seus clientes.

b) Opção 1: Fazer Upload de um PDF Pronto

Se você já possui um contrato ou proposta em formato PDF, este é o caminho mais rápido.

1. Acesse a funcionalidade de Arquivos e Contratos em Vendas e Pagamentos.

2. Procure pela opção "Upload PDF" ou "Carregar Arquivo".

3. Selecione o arquivo PDF do seu computador. O arquivo não pode ser protegido por senha e deve ter um tamanho razoável para garantir o bom desempenho.

c) Adicionando Campos Interativos

Esta é a etapa onde você torna seu documento "assinável". Após carregar o PDF, a Marketek abrirá um editor visual onde você pode arrastar e soltar campos.

• Tipos de Campos Comuns:

  • Assinatura: O campo principal onde o destinatário aplicará sua assinatura (desenhando ou digitando).

  • Iniciais: Um campo menor para vistos, útil em documentos longos.

  • Texto: Para o destinatário preencher informações como nome completo, CPF, endereço, etc.

  • Data da Assinatura: Um campo que é preenchido automaticamente pela plataforma no momento da assinatura.

  • Caixa de Seleção (Checkbox): Para o destinatário marcar opções ou concordar com termos.

d) Atribuindo Campos a Diferentes Assinantes

Se seu documento precisa ser assinado por mais de uma pessoa (ex: você e seu cliente), é essencial atribuir cada campo ao destinatário correto.

• Ao selecionar um campo (como "Assinatura"), uma opção de configuração aparecerá, permitindo que você escolha qual assinante (Signatário 1, Signatário 2, etc.) deve preencher aquele campo específico.

3. Enviando, Gerenciando e Rastreando Documentos

a) O Processo de Envio

1. Adicione os Destinatários: Selecione os contatos da sua base Marketek ou adicione manualmente seus nomes e e-mails.

2. Defina a Ordem de Assinatura (Opcional): Se precisar que uma pessoa assine antes da outra, ative a opção de assinatura sequencial e defina a ordem. Se desativado, todos recebem o convite ao mesmo tempo.

3. Personalize a Mensagem: Edite o assunto e o corpo do e-mail de convite que será enviado.

4. Envie: Clique para enviar o documento. O destinatário receberá um e-mail com um link seguro para acessar e assinar.

b) A Experiência do Cliente ao Assinar

O processo para o seu cliente é projetado para ser simples e intuitivo:

1. Ele clica no link recebido por e-mail.

2. O documento é aberto em um visualizador online.

3. Ele preenche os campos de texto e caixas de seleção necessários.

4. Ao chegar ao campo de assinatura, ele pode desenhar com o mouse/dedo ou digitar seu nome, que será convertido em uma fonte de assinatura.

5. Ao finalizar, ele clica em "Concluir" e o processo é finalizado.

c) Gerenciando e Rastreando o Status

No painel de Documentos e Contratos, você pode monitorar o progresso de cada documento em tempo real.

• Entendendo os Status:

  • Rascunho (Draft): O documento foi criado, mas não enviado.

  • Enviado (Sent): Aguardando a ação do destinatário.

  • Visualizado (Viewed): O destinatário abriu o documento, mas ainda não assinou.

  • Assinado (Signed): Pelo menos um dos destinatários já assinou.

  • Concluído (Completed): Todos os signatários necessários assinaram.

• Ações para Documentos Pendentes: Você pode enviar lembretes ou cancelar uma solicitação que não é mais necessária.

• Acesso ao Documento Final e Trilha de Auditoria: Após concluído, o documento final em PDF fica armazenado na plataforma para download. Você também pode visualizar a Trilha de Auditoria completa, que serve como sua evidência legal.

4. Automatizando Processos com Documentos (Workflows)

A integração com os Workflows da Marketek leva a gestão de documentos a outro nível.

• Use o Status do Documento como Gatilho: Crie automações que são iniciadas com base no status de um documento.

  • Exemplo 1: Quando o status do contrato for "Concluído", automaticamente mova a Oportunidade no funil para "Ganha" e adicione a tag "Cliente Ativo".

  • Exemplo 2: Quando o status for "Visualizado" mas não assinado em 2 dias, automaticamente crie uma tarefa para a equipe de vendas fazer um follow-up.

• Ação de Envio Automático: Use a ação de workflow "Enviar Documentos e Contratos" para automatizar o envio de propostas ou contratos padrão.

  • Exemplo: Quando uma Oportunidade é movida para o estágio "Proposta", o workflow pode enviar automaticamente o modelo de proposta correspondente para o contato.

5. Solução de Problemas Comuns (Troubleshooting)

• O e-mail de convite não chegou ao destinatário?

  • Peça para ele verificar a pasta de Spam/Lixo Eletrônico.

  • Confirme se o endereço de e-mail do destinatário está correto na plataforma.

  • Verifique se o contato não está marcado como DND (Não Perturbe) para e-mails.

• Erro ao fazer o upload do PDF?

  • Verifique se o arquivo está no formato PDF válido, se não está protegido por senha e se não excede o limite de tamanho da plataforma.

• O destinatário está com problemas para assinar?

  • A causa mais comum são problemas no navegador do cliente. Sugira que ele limpe o cache, tente usar uma janela anônima ou um navegador diferente.

6. Conclusão e Próximos Passos

A funcionalidade de Documentos e Assinaturas Eletrônicas da Marketek é uma ferramenta indispensável para modernizar seus processos, agilizar o fechamento de negócios e gerenciar seus acordos de forma segura e centralizada.

Comece hoje a explorar essa funcionalidade, preparando seus principais contratos como templates reutilizáveis.

Se você tem dúvidas ou precisa de ajuda técnica, nossa equipe de suporte está à sua disposição.

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