Tarefas na Marketek: O Guia Completo para Organizar seu Trabalho e Follow-ups

No dia a dia agitado de qualquer negócio, como garantir que nenhuma ação importante seja esquecida? Seja um follow-up com um lead, uma ligação para um cliente ou uma pendência interna da equipe, a funcionalidade de Tarefas (Tasks) da Marketek é a sua ferramenta essencial para organizar, atribuir e rastrear tudo o que precisa ser feito.

Diferente de um aplicativo de "to-do" genérico, as tarefas na Marketek estão profundamente integradas ao seu CRM, permitindo que cada ação tenha um contexto claro e esteja vinculada a um contato, negócio ou processo específico.

Este guia completo mostrará tudo o que você precisa saber para dominar este recurso, desde a criação de tarefas manuais e automáticas até a gestão da sua lista de pendências para máxima produtividade.

🔊 Ouça como o recurso de Tarefas no Marketek irá aumentar sua produtividade:

O que você aprenderá neste guia:

1. Introdução: O que são Tarefas e Por que Usá-las na Marketek?

O que é uma Tarefa na Marketek?

Pense nas Tarefas da Marketek como seus itens de ação digitais. São como "to-dos", lembretes ou atividades específicas que precisam ser realizadas por você ou por sua equipe. O grande diferencial é que elas não ficam soltas; elas podem e devem ser associadas a outros elementos da plataforma, como:

• Contatos: Vincule uma tarefa diretamente a um cliente ou lead específico (ex: "Ligar para o João Silva").

• Oportunidades: Associe uma tarefa a um negócio em andamento no seu pipeline (ex: "Enviar proposta para a Oportunidade XYZ").

Essa capacidade de associação garante que suas tarefas tenham contexto, facilitando o acompanhamento e a execução dentro do fluxo de trabalho do seu CRM.

Benefícios de Gerenciar Suas Tarefas na Marketek

• Organização Centralizada: Chega de espalhar suas pendências! Centralize suas tarefas dentro da mesma plataforma onde estão seus contatos e oportunidades.

• Follow-up Eficaz Garantido: Nunca mais perca um acompanhamento crucial. Agende tarefas para ligar ou enviar e-mails, com a tarefa vinculada diretamente ao registro do cliente.

• Melhoria da Produtividade: Tenha uma visão clara do que precisa ser feito hoje, amanhã ou na próxima semana, e use a automação para criar tarefas repetitivas.

• Colaboração em Equipe: Atribua tarefas facilmente a outros membros da equipe. Todos têm visibilidade sobre quem é responsável pelo quê, melhorando a comunicação e a responsabilidade.

2. Onde Encontrar e Visualizar Suas Tarefas

Suas tarefas aparecem em diversos locais contextuais na plataforma para facilitar seu acesso.

• A Lista Principal de Tarefas: Este é o seu centro de gerenciamento. Acesse-a pelo menu principal, geralmente em Contatos > Tarefas. Aqui você vê uma lista completa de todas as tarefas às quais tem acesso, com opções avançadas de filtro e ordenação.

• Dentro do Registro de um Contato: Ao abrir a ficha de um contato, as tarefas associadas a ele aparecerão em uma aba dedicada ou na linha do tempo de atividades.

• Dentro de uma Oportunidade: Ao visualizar um card de Oportunidade no pipeline, você pode ver as tarefas vinculadas àquela negociação específica.

• No Dashboard: O widget de Tarefas no seu painel principal exibe um resumo rápido das suas tarefas mais urgentes (atrasadas, com vencimento hoje, etc.).

  

3. Passo a Passo: Como Criar Tarefas na Plataforma

a) Criando Tarefas Manualmente

Ideal para ações pontuais ou que surgem durante uma conversa.

• Pelo Botão Principal: Na Lista Principal de Tarefas, clique em "+ Adicionar Tarefa". Uma janela se abrirá para você preencher todos os detalhes.

• Diretamente no Registro do Contato/Oportunidade: Ao visualizar um contato ou oportunidade, procure pelo botão "Adicionar Tarefa". Criar a tarefa a partir daqui a associa automaticamente ao registro correto, economizando um passo.

• Na Tela de Conversas: Enquanto conversa com um cliente, você pode adicionar uma tarefa diretamente pelo painel de informações do contato, garantindo que o follow-up daquela conversa seja registrado.

b) Detalhes Essenciais ao Criar uma Tarefa

• Título: (Obrigatório) Seja claro e direto. Ex: "Ligar para [Nome do Contato] sobre a proposta".

• Descrição: (Opcional) Adicione mais contexto, instruções ou links relevantes.

• Responsável (Assignee): Atribua a tarefa a você mesmo ou a um membro da equipe.

• Data/Hora de Vencimento (Due Date): (Obrigatório) Defina o prazo final para a conclusão. O sistema usa o fuso horário configurado no seu perfil.

• Associar a: (Altamente recomendado) Vincule a tarefa a um Contato e/ou Oportunidade para dar contexto.

4. Gerenciamento e Organização: Sua Central de Comando

A Lista Principal de Tarefas é sua central de comando. Use os filtros para organizá-la e focar no que importa.

• Filtrar por Responsável: Veja apenas as "Minhas Tarefas", as tarefas de um colega específico ou as não atribuídas.

• Filtrar por Status: Separe as tarefas "Pendentes" das "Concluídas", ou foque nas "Atrasadas" (Overdue) e nas que "Vencem Hoje" (Due Today).

• Filtrar por Data de Vencimento: Selecione períodos específicos para planejar sua semana ou mês.

Editando e Concluindo Tarefas

• Para concluir uma tarefa, basta marcar a caixa de seleção (checkbox) ao lado dela na lista.

• Para editar uma tarefa, clique no seu título ou no menu de opções para alterar detalhes como prazo, descrição ou responsável.

5. Automatizando Tarefas com Workflows

A criação automática de tarefas é uma das funcionalidades mais poderosas para padronizar seus processos.

1. Acesse os Workflows: Vá para a seção de Automação > Workflows.

2. Defina o Gatilho: Escolha o que iniciará a automação (ex: "Formulário Enviado", "Tag Adicionada", "Status da Oportunidade Alterado").

3. Adicione a Ação "Criar Tarefa": Dentro do workflow, adicione a ação (geralmente "Add Task" ou "Task Notification").

4. Configure a Tarefa Dinâmica:

   • Título e Descrição: Use Campos de Mesclagem para personalizar. Ex: "Follow-up do Lead {{contact.name}} que veio da campanha {{trigger.form_submission.form_name}}".

   • Responsável: Atribua a um usuário específico ou use a lógica de atribuição do workflow para designar dinamicamente.

   • Prazo de Vencimento: Defina um prazo relativo. Ex: "Vence em 2 dias".

Essa automação garante que os follow-ups cruciais nunca sejam esquecidos e que os processos de vendas e onboarding sejam consistentes.

6. Solução de Problemas Comuns (Troubleshooting)

• Não encontro uma tarefa que criei ou que foi atribuída a mim.

  • A causa mais comum é um filtro ativo. Verifique se você não tem filtros de Responsável, Status ou Data aplicados que possam estar ocultando a tarefa. Limpe todos os filtros para ver a lista completa.

• Os lembretes de tarefas não estão chegando.

  • Vá para Configurações > Meu Perfil > Notificações e confirme se as notificações para tarefas estão ativadas para o canal desejado (E-mail, Push, etc.).

  • Verifique as permissões de notificação no seu celular ou navegador.

• Não consigo editar ou concluir uma tarefa.

  • Isso geralmente está relacionado às permissões de usuário. Verifique com o administrador da sua conta se você tem permissão para gerenciar tarefas.

7. Conclusão e Próximos Passos

As tarefas na Marketek são muito mais do que uma simples lista de "to-dos". Elas são uma ferramenta integrada de produtividade e gestão de processos que, quando combinada com o CRM e os Workflows, garante que sua equipe execute as ações certas, no momento certo, com todo o contexto necessário.

Comece hoje mesmo a organizar suas pendências na Lista de Tarefas e explore a criação de uma automação simples para padronizar seu processo de follow-up.

Se você tem dúvidas ou precisa de ajuda para configurar suas tarefas e automações, nossa equipe de suporte está à sua disposição.

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