Workflows na Marketek: O Guia Completo para Automatizar seu Marketing e Vendas

Imagine poder nutrir seus leads, agendar follow-ups de vendas, dar as boas-vindas a novos clientes e gerenciar tarefas internas, tudo de forma automática, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Com os Workflows (Automações) da Marketek, isso não é apenas possível, é simples de configurar.

Os Workflows são o cérebro da sua operação na Marketek, permitindo que você crie sequências inteligentes de ações que são disparadas por eventos específicos. Eles são a chave para economizar tempo, garantir consistência nos seus processos e entregar uma experiência personalizada em escala.

Este guia completo mostrará tudo o que você precisa saber para dominar este recurso, desde a anatomia de um workflow até a criação de automações avançadas que irão revolucionar seu negócio.

🔊 Ouça tudo sobre nosso construtor incrível de workflows e automações:

O que você aprenderá neste guia:

1. O Básico: O que são Workflows e Por que são Essenciais?

O que são os Workflows?

Um Workflow na Marketek é uma sequência automatizada de ações que são executadas quando um evento específico, chamado de "Gatilho", ocorre. Pense neles como um fluxograma inteligente que diz à plataforma: "QUANDO isso acontecer, FAÇA aquilo".

Por que eles são essenciais para o seu negócio?

• Economia de Tempo Brutal: Automatize tarefas repetitivas como envio de e-mails, criação de tarefas de follow-up, adição de tags, etc., liberando sua equipe para focar em atividades estratégicas.

• Consistência nos Processos: Garanta que cada novo lead receba a mesma sequência de boas-vindas ou que cada cliente passe pelo mesmo processo de onboarding, sem falhas humanas.

• Experiência do Cliente Personalizada: Crie jornadas únicas para diferentes segmentos de clientes, entregando a mensagem certa no momento certo, com base em suas ações e dados.

• Escalabilidade: Permita que seu negócio cresça e lide com um volume maior de leads e clientes sem aumentar proporcionalmente sua carga de trabalho manual.

2. Anatomia de um Workflow: Gatilhos, Ações e Condições

Para dominar os Workflows, você precisa entender seus quatro componentes fundamentais:

a) Gatilho (Trigger): O Ponto de Partida

O Gatilho é o evento que inicia o workflow. Um contato só entra em uma automação se ele realizar a ação definida no gatilho.

• Exemplos Comuns: Formulário Enviado, Tag Adicionada, Status do Agendamento Alterado, Status da Oportunidade Alterado, E-mail Clicado.

• Filtros de Gatilho: Você pode (e deve) refinar seu gatilho com filtros. Ex: Iniciar o workflow apenas quando o formulário específico "Pedido de Orçamento" for enviado.

b) Ação (Action): O Trabalho a Ser Feito

A Ação é a tarefa que o workflow executa. A Marketek oferece um vasto catálogo de ações.

• Comunicação Externa: Enviar E-mail, Enviar SMS.

• Organização do CRM: Adicionar/Remover Tag, Criar/Atualizar Oportunidade, Adicionar Nota, Atualizar Campo do Contato.

• Comunicação Interna: Criar Tarefa, Enviar Notificação Interna (para sua equipe).

• Ações de Afiliação e Membros: Conceder acesso a um curso, adicionar a um programa de afiliados, etc.

c) Condição (If/Else): A Tomada de Decisão

A ação "Se/Então" (If/Else) é o que torna seus workflows inteligentes. Ela permite criar diferentes caminhos (ramificações) na sua automação com base em critérios específicos.

• Como funciona? "SE o contato atender a esta condição, FAÇA este caminho. SENÃO, FAÇA este outro caminho."

• Exemplo: SE o contato tem a tag "Cliente_VIP", ENTÃO enviar e-mail com desconto especial. SENÃO, enviar e-mail padrão.

d) Espera (Wait): O Controle do Tempo

A ação "Esperar" (Wait) permite criar pausas no seu fluxo. Sem ela, todas as ações aconteceriam instantaneamente.

• Tipos de Espera:

  • Por um Período de Tempo: A mais comum. Ex: "Esperar 2 dias", "Esperar 3 horas".

  • Até um Evento Específico: Pausar o workflow e só continuar quando uma condição for atendida. Ex: "Esperar até que o e-mail 'Boas-Vindas' seja aberto".

3. Passo a Passo: Criando seu Primeiro Workflow

1. Acesse os Workflows: No menu principal da Marketek, navegue até Automação > Workflows.

2. Crie um Novo Workflow: Clique em "Criar Workflow". Você terá a opção de começar do zero ("Start from Scratch") ou usar uma "Receita" (Recipe), que são templates de workflows prontos para diferentes objetivos. Para aprender, comece do zero.

3. Configure o Gatilho: O primeiro passo é escolher o que iniciará a automação. Clique em "Adicionar Novo Gatilho", escolha o evento (ex: "Formulário Enviado") e refine-o com filtros (selecionando o formulário específico).

4. Adicione sua Primeira Ação: Clique no ícone de "+" abaixo do gatilho para adicionar sua primeira ação. Um painel com todas as ações disponíveis aparecerá. Escolha uma, como "Enviar E-mail".

5. Configure a Ação: Preencha os detalhes da ação (remetente, assunto, corpo do e-mail). Use Campos de Mesclagem para personalizar a mensagem (ex: "Olá {{contact.first_name}},").

6. Adicione Mais Passos: Continue clicando no ícone de "+" para adicionar mais ações, esperas e condições, construindo sua sequência lógica.

7. Publique: Quando seu workflow estiver pronto, não se esqueça de usar o interruptor no canto superior direito para mudá-lo de "Rascunho" (Draft) para "Publicado" (Published). Só workflows publicados serão executados.

4. Automação em Ação: Exemplos de Workflows Poderosos

• Nutrição de Lead Pós-Download de E-book:

  • Gatilho: Formulário "Download E-book SEO" enviado.

  • Ações:

    1. Adicionar Tag: Lead_Ebook_SEO.

    2. Enviar E-mail: Entrega do e-book.

    3. Esperar: 2 dias.

    4. Enviar E-mail: "Dica Rápida de SEO".

    5. Esperar: 3 dias.

    6. Enviar E-mail: "Veja nosso case de sucesso em SEO e agende uma consulta".

• Follow-up de Oportunidade Parada:

  • Gatilho: Status da Oportunidade Alterado (para o estágio "Proposta Enviada").

  • Ações:

    1. Esperar: 3 dias.

    2. Se/Então: SE o estágio do pipeline AINDA É "Proposta Enviada"...

    3. ENTÃO Criar Tarefa: Para o Usuário Atribuído com o título "Ligar para {{contact.name}} - follow-up da proposta".

5. Gerenciamento e Melhores Práticas

• Configurações do Workflow: Antes de publicar, acesse a aba de Configurações do seu workflow. Lá você define regras importantes como:

  • Permitir Múltiplos: Um contato pode entrar neste workflow mais de uma vez?

  • Parar em Resposta: Se o contato responder a um e-mail ou SMS do workflow, ele deve ser removido automaticamente da sequência? (Altamente recomendado para fluxos de vendas).

• Organize com Pastas: À medida que você cria mais workflows, use pastas para organizá-los por objetivo (Vendas, Marketing, Onboarding, etc.).

• Teste Sempre: Use um contato de teste para passar pelo seu workflow e garantir que todas as etapas, esperas e condições funcionem como esperado.

• Monitore o Histórico: Na aba de "Histórico" de um workflow, você pode ver quais contatos passaram por ele, em qual etapa estão e se ocorreu algum erro.

6. Solução de Problemas Comuns (Troubleshooting)

• Meu workflow não iniciou para um contato.

  • Verifique os Filtros do Gatilho: A causa mais comum. Veja se o contato realmente atende a todas as condições do gatilho.

  • Verifique a Configuração "Permitir Múltiplos": Se esta opção estiver desativada, um contato que já passou pelo workflow não entrará novamente.

  • Verifique se o Workflow está Publicado: Ele não rodará se estiver no modo "Rascunho".

• A ação de enviar e-mail/SMS falhou.

  • Verifique se o contato está marcado como DND (Não Perturbe) para aquele canal.

  • Confirme se a sua configuração de envio de e-mail/SMS na conta está ativa e funcionando.

  • Verifique se o contato possui um endereço de e-mail ou número de telefone válido.

7. Conclusão e Próximos Passos

Os Workflows são o motor que conecta todas as partes da plataforma Marketek, transformando ações isoladas em processos inteligentes e automatizados. Eles são a sua ferramenta mais poderosa para escalar seu negócio, economizar tempo e entregar uma experiência excepcional e consistente para seus clientes.

Comece hoje mesmo criando um workflow simples, como uma sequência de boas-vindas para novos contatos.

Se você tem dúvidas ou precisa de ajuda para construir uma automação específica, nossa equipe de suporte está à sua disposição.

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